Um dos maiores problemas das empresas, em todo país, é a comunicação. Quando falo em comunicação faço questão de dizer que não é só aquela feita externamente pela propaganda, mas sobretudo a comunicação interna, ou comunicação inter-pessoal e inter-departamental . Na verdade a grande maioria dos administradores reclamam que, em suas empresas, as pessoas não se entendem, um diz uma coisa o outro transmite da forma errada e assim começa a confusão.
Há algum tempo atrás fiz uma consultoria em uma empresa pernambucana e já no diagnóstico percebi que a maior dificuldade da empresa era a falta de comunicação interna e os ruídos. Os gerentes não sabiam se comunicar com os encarregados, os encarregados não sabiam se comunicar com os operadores e tudo se transformava em uma péssima qualidade de atendimento para o público externo. A empresa tinha uma boa propaganda, seus equipamentos fabris eram de última geração, as pessoas que ocupavam os cargos eram qualificadas, mas não havia o cuidado na gestão da comunicação, a fofoca era o meio de informação corrente, até as pretensões para o lançamento dos novos produtos eram feitas através da maldita. Assim verifiquei que a medida em que a empresa crescia a produtividade diminuía, a contratação de pessoal aumentava para suprir a morosidade dos funcionários mais antigos e era gerado um ciclo vicioso de demissões, processos trabalhistas e contratações desnecessárias.
A solução encontrada foi o desenvolvimento de uma política de comunicação interna que vislumbrava a sistematização, planejamento, organização, execução e controle de todos os processos que envolviam a troca de informações, criamos um manual de procedimentos no qual todas as novidades, memorandos, e-mails, comunicação verbal, enfim, todos os comunicados tinham um procedimento para acontecer. Para que todos entrassem no clima das mudanças fizemos um treinamento esclarecendo, teórica e pragmaticamente, todos os pontos de uma boa comunicação, além de informar a participação de todos na confecção desse manual. Quando terminamos de estruturar o manual, fizemos uma reunião com todos os setores e apresentamos o mesmo para possíveis ajustes, correções, sugestões e críticas; ao final, o publicamos em clima de festa e realizamos um lançamento interno da nova ferramenta de trabalho. Antes, porém, detectamos todos os funcionários que não queriam colaborar com as mudanças e criamos um programa de recolocação para eles, alguns foram para outros departamentos e cargos onde se sentiam melhor, assim começaram a colaborar, e por fim aqueles que não queriam contribuir foram afastados da empresa.
Em 52 semanas de trabalho conseguimos aumentar a produtividade em 35%, a satisfação dos funcionários em 60% e dos clientes dos clientes 78%, diminuir as demissões em 45%, os processos trabalhistas em 70%,e o faturamento da empresa aumentou 35% no período, comparado ao ano anterior.
Esse exemplo mostra como podemos mudar o perfil das empresas com pequenos ajustes na comunicação interna. Transformar uma empresa medíocre e confusa numa empresa de sucesso depende, em grande parte, da boa comunicação.
Wagner Andrade
Consultor Empresarial
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